Nog een paar weken en dan is het weer tijd voor warme oliebollen, champagne en gezelligheid. Het jaar 2022 is bijna voorbij en het jaar 2023 staat voor de deur. Om het jaar goed te kunnen afsluiten en feestelijk aan 2023 te kunnen beginnen, hebben we in deze blog enkele tips geschreven. Met deze tips wordt het een feestelijke jaarafsluiting.
Agenda invullen
In Kidsadmin zit een agenda waar ingevuld kan worden wanneer de organisatie gesloten is. De feestdagen kunnen hier ingevuld worden, maar ook andere dagen dat de organisatie gesloten is. Denk daarbij aan bijvoorbeeld een personeelsdag.
Schooljaar/kalenderjaar aanmaken
De vakanties kunnen worden toegevoegd. Daarvoor is het nodig om eerst een schooljaar aan te maken. Daarna kunnen vakanties worden toegevoegd. Vervolgens kunnen de vakanties aan een vestiging en/of een school gekoppeld worden. Afhankelijk van andere instellingen kan dit gevolgen hebben voor de kindplanning en de personeelsplanning. Indien van toepassing kunnen verzorgers de vakanties in het ouderportaal zien en vakantieopvang aanvragen.
Tarieven instellen
Zodra de tarieven voor 2023 bekend zijn, zet je de tarieven in Kidsadmin. Vanaf dat moment komen de tarieven op de overeenkomsten te staan met een ingangsdatum in 2023. Wil je elke verzorger persoonlijk informeren over de nieuwe tarieven? Dat kan! In Kidsadmin heet dat de jaarbegroting. Op het moment dat je de jaarbegroting aanmaakt ‘kijkt’ het systeem welke opvangovereenkomst het kind heeft. Vervolgens maakt het systeem een overzicht per maand van de verwachte kosten. Dat is voor verzorgers een handig overzicht om de gegevens te kunnen aanpassen bij de Belastingdienst voor de kinderopvangtoeslag.
Gemeentelijke regelingen
Biedt de kinderopvangorganisatie opvang aan kinderen met een sociaal medische indicatie, afgekort tot smi? Of is er peuteropvang met gemeentelijke toeslag en subsidieregeling vve? Dan is het verstandig om tijdig bij de gemeente na te vragen of er wijzigingen zijn in deze regelingen. Als de regelingen wijzigen, dan moeten deze wijzigingen verwerkt zijn voordat er gefactureerd gaat worden vanaf 1 januari. Daarom dit is een onderdeel dat hoort bij de jaarafsluiting.
KOI-bestand
Bij de Belastingdienst leveren kinderopvangorganisaties maandelijks gegevens aan. Dat gebeurt met een KOI-bestand. Het KOI-bestand wordt door de Belastingdienst gebruikt om te controleren of verzorgers terecht kinderopvangtoeslag hebben ontvangen. Zodra je in Kidsadmin een KOI-bestand aanmaakt, staat er een rapport bij met alle foutmeldingen. Daarin kun je zien welke gegevens niet goed ingevuld zijn of welke gegevens nog ingevuld moeten worden. Om ervoor te zorgen dat alle gegevens goed ingevuld zijn, raden we aan om de foutmeldingen te bekijken en ontbrekende gegevens op te vragen bij de verzorgers. Bij de jaaraanlevering van 2022 zijn dan alle gegevens compleet.
Facturatie
Het spreekt voor zich dat alle facturen verzonden moeten zijn, om het jaar goed af te kunnen sluiten. Als je werkt met budgetten, dan is het aan te raden om een controle te doen of er meer of minder gebruikt is dan het budget waar verzorgers voor betaald hebben. Afhankelijk van de regels van de kinderopvangorganisatie kan er een eindfactuur gemaakt worden, als blijkt dat er verschil zit tussen het daadwerkelijke gebruik en het budget. Reserveer in je agenda alvast ruimte, zodat je in januari/februari hier tijd voor hebt en ook de jaaropgaves van 2022 kunt maken.
Tot slot
Met deze tips wordt de jaarafsluiting een feestje. Wil je graag met iemand van Kidsadmin overleggen over de jaarafsluiting? Stuur dan een mail naar helpdesk@novict.com of vul ons contactformulier in.
