Binnen Novict draait alles om goede dienstverlening en daar speelt de administratieve dienst een stille maar belangrijke rol in. Bij Novict hebben we naast het softwarepakket Kidsadmin ook de mogelijkheid om gebruik te maken van administratieve dienstverlening. De administratie is dagelijks bezig met het draaiende houden van verschillende kinderopvangorganisaties. Maar wat houdt dat precies in? Kim en Anne werken op de administratieve dienstverlening. Tijd om hen zelf eens aan het woord te laten!
Wat doen jullie precies?
Kim: Zeker! Onze werkzaamheden zijn heel divers. We houden ons bezig met debiteurenbeheer, facturatie, kindplanning, klantencontact en ook met het aanbieden en aanpassen van overeenkomsten. Eigenlijk zorgen we ervoor dat alle administratieve processen goed verlopen, zodat de rest van de organisatie én de ouders er geen omkijken naar hebben.
Anne: Wat veel mensen niet weten: we zijn de hele week van 9:00 tot 12:00 uur en van 13:00 tot 17:00 uur bereikbaar, zowel telefonisch als per mail, voor vragen van ouders of collega’s van de kinderopvangorganisatie. We houden van korte lijntjes en vinden de nauwe samenwerking met de organisatie heel belangrijk. We hebben het eerste klantcontact: informatie geven over de opvangorganisatie, de soorten opvang die worden aangeboden en het plaatsingsbeleid en tot slot hoe een potentiële ouder zich kan inschrijven. Daarbij staat voorop dat we altijd werken volgens de protocollen en huisregels van de desbetreffende organisatie.
Hoe ziet een gemiddelde werkdag er voor jullie uit?
Kim: Meestal starten we de dag met het doornemen van de mailbox en de Ouderapp-aanvragen en verwerken we de extra aanvragen en afmeldingen. We ontvangen uiteenlopende mails: van vragen over facturen tot verzoeken voor nieuwe contracten of wijzigingen in klantgegevens. We pakken vragen zo snel mogelijk op en schakelen waar nodig met de organisatie en/of locaties.
Anne: Daarna kijken we naar de kindplanning: Hebben we structurele afmeldingen ontvangen waardoor er nieuwe kinderen ingepland kunnen worden of hebben ouders te lang niet op een aanbod gereageerd en moeten we iemand nabellen? Dan is er ook nog het debiteurenbeheer: we houden in de gaten of facturen betaald worden en nemen zo nodig contact op met de debiteuren om waar gewenst een betalingsregeling te treffen. Wanneer een betaling uitblijft, hebben wij een contract met incassobureau Van Hoek & Partners waar kinderopvangorganisaties op basis van no–cure–no–pay gebruik van mogen maken.
Kim: Tussendoor verwerken we nieuwe opdrachten of contractwijzigingen. Bijvoorbeeld als een ouder overstapt naar een ander opvangpakket of extra opvang afneemt. Dan zorgen wij ervoor dat dit administratief klopt en de overeenkomst op tijd verwerkt en getekend is. Bij een nieuw schooljaar voegen wij de studiedagen en vakanties voor het komende schooljaar toe. Het is eventueel ook mogelijk om ouders hierover te informeren door nieuwsberichten te versturen.
Anne: En natuurlijk de facturatie zelf. We zorgen dat de facturen maandelijks op tijd naar ouders worden verzonden en dat er tijdig geïncasseerd wordt. Ook sturen we aan het begin van ieder kalenderjaar de jaaropgaven en verwerken we de nieuwe tarieven. Als de kinderopvangorganisatie werkt met budgetten, versturen we ook de tussentijdse eindfacturen.
Wat vinden jullie het leukst aan jullie werk?
Kim: Het contact met klanten en collega’s. Geen dag is hetzelfde en we kunnen echt iets betekenen. We zorgen ervoor dat het hele proces soepel loopt: van de inschrijving tot de plaatsing en facturatie en uiteindelijk, wanneer een kindje geen opvang meer nodig heeft, de uitschrijving. Als wij ons werk goed doen, dan kunnen kinderopvangorganisaties zich focussen op de opvang, zonder zich zorgen te maken over de administratie. Dat is eigenlijk het grootste compliment.
Anne: Ik sluit me daar helemaal bij aan. Ik vind het ook leuk om structuur aan te brengen en samen met de organisatie te werken om een gewenst resultaat te behalen. Soms komen ouders bij ons met vragen of onduidelijkheden en dan is het mooi als je helderheid kunt geven en zaken netjes kunt regelen. Zo kunnen wij bijvoorbeeld ouders informeren over het aanvragen van Kinderopvangtoeslag en gemeentesubsidies.
Waarom zouden kinderopvangorganisaties gebruik maken van de administratieve dienstverlening?
Kim: Omdat we graag meedenken en de hele week voor de klant klaarstaan! We schakelen snel en hebben korte lijntjes. We nemen zelf contact op met ouders: zijn er vragen over de factuur, het contract of moet een overeenkomst wijzigen? Dan zijn wij het eerste aanspreekpunt. Tijdens vakantieperiodes zijn er altijd voldoende collega’s aan het werk, waardoor de administratie net zo goed bereikbaar is als tijdens de schoolweken.
Anne: Vaak kunnen wij meteen meekijken of uitleggen, waardoor de organisatie snel weer verder kan of de ouder meteen de juiste gegevens kan ontvangen. Een goede administratie is de basis van een gezonde organisatie en zorgt voor rust en overzicht. Of het nu gaat om facturatie, debiteurenopvolging, een strakke planning of het verwerken van overeenkomsten en het klantencontact: wij zorgen ervoor dat alles klopt, tijdig wordt opgevolgd en helder gecommuniceerd is. Het grootste compliment dat we ooit van een kinderopvangorganisatie hebben gekregen, is dat de omzet nog nooit zo hoog geweest was als tijdens onze administratieve dienstverlening. We houden namelijk de bezetting continu in de gaten.
Kim: Wij nemen werk uit handen, denken mee, signaleren knelpunten en lossen deze proactief op. Correcte administratie en directe bereikbaarheid via telefoon en e-mail. Wil je ook profiteren van een professioneel administratief team dat meedenkt met de organisatie? Neem dan contact met ons op!
