Genoeg omzet om de kosten te kunnen betalen. Dat is voor elke organisatie belangrijk. Daarom verdient het facturatieproces aandacht. Een goed doordachte en gestructureerde planning kan helpen om hier zorgvuldig mee om te gaan. In deze blog staat een globale beschrijving van het facturatieproces voor kinderopvangorganisaties.
Randvoorwaarden facturatieproces
Voor een beschrijving van een ideale planning voor het facturatieproces, zijn er enkele randvoorwaarden. Dat zijn zaken waar we rekening mee houden:
- De Belastingdienst wil graag dat een kinderopvangorganisatie uiterlijk op de vijftiende van de maand gegevens aanlevert voor de kinderopvangtoeslag. Het gaat dan om gegevens van het lopende jaar tot en met de vorige maand. Dus uiterlijk op 15 juni moeten de gegevens van januari tot en met mei aangeleverd worden bij de Belastingdienst. En na afloop van een kalenderjaar moet voor 1 maart het KOI-bestand van het afgelopen jaar aangeleverd worden.
- Het facturatieproces is een onderdeel van een reeks processen. Volgend op het facturatieproces komt de boekhouding, managementinformatie en eventuele besluitvorming. Als het facturatieproces betrouwbaar en volgens een vaste planning verloopt, verhoogt dat de betrouwbaarheid van de managementinformatie.
- De Belastingdienst betaalt de kinderopvangtoeslag rond de twintigste van de maand, voor de maand erop. Dus rond 22 mei wordt de kinderopvangtoeslag van juni overgemaakt.
- Het streven is om zo min mogelijk facturen te sturen naar verzorgers. Idealiter ontvangt een verzorger twaalf facturen per jaar. Dat is één factuur per maand, ongeacht het opvangcontract en het aantal kinderen van het gezin.
De ideale situatie
De meeste kinderopvangorganisaties werken met vaste opvangcontracten. Dat wil zeggen dat een verzorger, bij een gelijkblijvend opvangcontract, elke maand hetzelfde factuurbedrag op de factuur heeft staan. Dat factuurbedrag is een gemiddelde van twaalf maanden. Zolang er geen wijzigingen of mutaties zijn, is het facturatieproces simpel. Op de twintigste van de maand kun je de factuur van de maand erop naar de verzorger versturen. Dat is de zogenoemde vooruit facturatie. De verzorger krijgt rond die periode de kinderopvangtoeslag. Is automatisch incasso een optie, dan kun je rond de 25ste van de maand incasseren. En de maand erop lever je voor de vijftiende van de maand de gegevens aan bij de Belastingdienst. Eenvoudig en niet ingewikkeld.
De realiteit
Maar meestal is het niet zo eenvoudig. Want biedt de kinderopvangorganisatie flexibele contracten aan? Of mag een verzorger extra opvang aanvragen? Samengevat: zijn er agendamutaties? Dan wordt dat vaak achteraf in rekening gebracht. Een voorbeeld: In mei wordt de factuur van juni gemaakt en verzonden naar verzorgers. Op de factuur van juni staat dus een factuurdatum van mei. Als er in april mutaties zijn geweest, dan staat dit op de factuur van juni. April is achteraf facturatie en juni is vooraf facturatie.
In dit voorbeeld moet uiterlijk 15 mei de gegevens van april worden aangeleverd bij de Belastingdienst. Om volledig te zijn, moet de achteraf facturatie klaar zijn voor 15 mei. Maar als we idealiter één factuur willen versturen, moet de vooraf facturatie dus ook klaar zijn.
Het is ook mogelijk om agendamutaties van april op de factuur van mei mee te nemen. Maar als je de factuur van mei rond 20 april aanmaakt, dan kunnen er dus nog agenda mutaties plaatsvinden in april. Het kan in deze situatie onoverzichtelijk worden als agendamutaties in twee maanden op de factuur komen te staan. Daarom kiezen de meeste kinderopvangorganisaties hier niet voor.
Planning
Dat brengt ons bij de volgende tijdsplanning: tussen de eerste en de viertiende* van de maand kunnen de facturen gemaakt en verzonden worden naar verzorgers. Op de vijftiende* van de maand worden de gegevens aangeleverd bij de Belastingdienst. Kan een kinderopvangorganisatie incasseren bij de verzorgers, dan gebeurt dat rond de 25ste van de maand.
*Als deze datum in het weekend valt, dan verschuift de datum één of twee dagen naar voren.
Nacalculatie
Tot nog toe hebben we eventuele wijzigingen in vaste opvangcontracten niet genoemd. Met een opzegtermijn van een maand, kan een rooster wijzigen terwijl er al gefactureerd is. Daarvoor is de nacalculatie. Bij de facturatie van vaste opvangcontracten wordt er maandelijks gekeken of het verleden goed gefactureerd is. Meestal worden dan de laatste maand of de laatste twee maanden terug gecontroleerd. Deze functie is mogelijk in Kidsadmin en kan per klant ingesteld worden. Ook een langere periode terug is mogelijk.
Budgetten
Sommige kinderopvangorganisaties werken met budgetten, bijvoorbeeld bij vakantiecontracten. Dat wil zeggen dat een verzorger elke maand een bedrag betaald (is een toevoeging aan budget) en dat de verzorger in de vakanties kan doorgeven wanneer het kind naar de opvang komt. Zodra een kind naar de opvang komt, wordt dit van het budget af gehaald. Als er gewerkt wordt met budgetten, dan wordt na afloop van een kalenderjaar of schooljaar een controle gedaan. Heeft de verzorger te veel, precies genoeg of te weinig opvang afgenomen. Afhankelijk van de regels van de kinderopvangorganisatie, is het mogelijk om een factuur te sturen.
Tot slot
In hoofdlijnen staat in deze blog de belangrijkste onderwerpen van het facturatieproces en de tijdsplanning. Wil je hier meer over weten? Stuur dan een mail naar helpdesk@novict.com of vul ons contactformulier in.
De administratieve dienst van Kidsadmin kan de facturatie volledig verzorgen voor kinderopvangorganisaties. Neem contact met ons op en we vertellen je er graag meer over.
