We krijgen weleens de vraag van een kinderopvangorganisatie, die Kidsadmin gaat gebruiken, of we een implementatieplan kunnen mailen. We begrijpen dat het een spannende stap is om nieuwe software in gebruik te nemen. Maar we hebben geen standaard plan klaarliggen. Elke implementatie is namelijk uniek. Daarom hebben we deze blog geschreven, waarin staat waar we rekening mee houden.
Verschillende factoren
Om een inschatting te kunnen maken wat er nodig is bij een implementatie, zijn er grofweg drie factoren van invloed.
- Als eerste is het handig om te weten of er al software wordt gebruikt. Mogelijk kunnen er gegevens overgezet worden, zoals de gegevens van kinderen, verzorgers en medewerkers. Dat bespaart veel tijd.
- Ook de omvang van de organisatie is bepalend. Net als de soorten opvang die de organisatie aanbiedt. Als er VVE-regelingen zijn en eventuele andere gemeentelijke subsidies van één of meerdere gemeenten, dan moet dit goed worden ingericht.
- Welke onderdelen van Kidsadmin ga je gebruiken? Gaat het alleen om de kindplanning en facturatie? Of gaat het ook om de medewerkerplanning, Medewerkerapp, Kindvolgsysteem, Ouderapp, Groepsapp, inschrijfformulier en digitaal ondertekenen? Voor elk onderdeel is er instructie nodig.
Maatwerk
Elke implementatie is maatwerk en stemmen we af op de behoeften van de gebruikers. De ene kinderopvangorganisatie doet het stap voor stap en wil eerst het ene onderdeel volledig door hebben, voordat het start met het volgende onderdeel. Terwijl andere organisaties alles zo snel mogelijk in gebruik willen nemen. Vaak plannen we een eerste gesprek om te beginnen en aan het einde van dat gesprek wordt de volgende afspraak gemaakt. Met de kennis van dat moment kan dan een goede inschatting gemaakt worden hoeveel tijd er nodig is tussen beide afspraken.
Software gebruiken
Het starten is niet zo ingewikkeld, maar alle medewerkers van de kinderopvangorganisatie moeten geschoold worden en wennen aan een nieuwe manier van werken. Ook alle ondersteunende processen, zoals facturatie en personeelszaken, moeten aandacht krijgen. Daarom besteden we tijdens de implementaties vooral tijd aan het uitleggen van de verschillende mogelijkheden.
We begrijpen dat het overstappen naar nieuwe software tijd vraagt. Daarom is het ook mogelijk om gefaseerd over te stappen. Bijvoorbeeld door eerst alleen de kindplanning te gebruiken en op een later moment de personeelsplanning in te richten. Het is dus geen vereiste om meteen alles tegelijk te gaan gebruiken.
Startdatum
Voor het bepalen van de planning, vragen we altijd wat de eerste maand wordt waarop de kinderopvangorganisatie facturen wil versturen naar verzorgers. Stel dat dit mei wordt. Dan gaan we ervan uit dat per 1 mei Kidsadmin volledig ingericht moet zijn. Omdat de meeste kinderopvangorganisaties vooruit factureren, moeten de facturen van mei rond 13 april worden aangemaakt. Daarvoor is het wenselijk om een maand schaduw te draaien. Dat wil zeggen dat de facturen uit het vorige softwarepakket worden verzonden naar verzorgers. In dit voorbeeld zijn dat de facturen van april. Vervolgens maken we de facturen in concept aan in Kidsadmin en vergelijk we de facturen. Daar mogen geen verschillen tussen zitten of de verschillen moeten te verklaren zijn. Ook de daglijsten kunnen dan vergeleken worden. Dit alles zorgt ervoor dat de facturen halverwege maart al gemaakt moeten worden, om daarna voldoende tijd te hebben voor het controleren. Voordat je facturen kunt maken, moeten de gegevens van kinderen en verzorgers in Kidsadmin staan. Op deze manier bepalen we wat de begindatum van de implementatie moet worden.
Tot slot
Heb je vragen of wil je overleggen over de mogelijkheden? Stuur dan een mail naar helpdesk@novict.com of vul ons contactformulier in. We helpen je graag om een goede keuze te maken en de implementatie soepel te laten verlopen.
