Deze blog gaat over schone data in de kinderopvang. Wat is schone data en waarom is het belangrijk? En wat kan een kinderopvangorganisatie hiermee? Als softwareleverancier werken we met data. Heel veel data. De gebruikers kunnen gegevens invullen. Dit wordt opgeslagen, verwerkt en is op andere plekken in de software zichtbaar. Bijvoorbeeld in een rapportage of in een planning.
Bibliotheek als voorbeeld
Stel je een grote bibliotheek voor. Echt een grote, met duizenden boeken. En die boeken liggen allemaal op de grond. Zodra iemand een boek terug komt brengen, mag het boek gewoon ergens in de bibliotheek worden neergelegd. Als je op zoek bent naar een boek over software, hoe ga je die ooit vinden? Daarom staan boeken in kasten, gesorteerd op genre, onderwerp en auteur. En als je een boek terug komt brengen, zet een medewerker van de bibliotheek deze op de juiste plek terug. Zo blijft de bibliotheek overzichtelijk. Schone data kun je met dit voorbeeld vergelijken. Ook data moeten gemakkelijk te vinden zijn en te gebruiken voor het doel waarvoor je het nodig bent.
Belang van schone data
Goede beslissingen vereisen goede data. Als je gebruik maakt van data voor het nemen van beslissingen, dan is het belangrijk dat de data juist is. Veel mensen kennen de uitdrukking ‘garbage in is garbage out’. Deze uitdrukking wordt gebruikt om aan te geven dat wanneer er incorrecte input wordt gegeven, er ook incorrecte output uit zal komen. Wil je data goed kunnen gebruiken voor beslissingen, dan is goede en juiste invoer belangrijk. Maar er zijn meer redenen om de data schoon te houden. Ook voor het aanleveren aan derden, bijvoorbeeld de Belastingdienst of gemeenten, is het noodzakelijk om de juiste data aan te leveren.
Datakwaliteit
Er zijn verschillende factoren die de datakwaliteit aantasten. Daardoor hebben bedrijven incorrecte, incomplete of irrelevante data. Enkele voorbeelden van factoren die de datakwaliteit kunnen aantasten:
- De gegevens zitten in verschillende systemen;
- Meerdere gebruikers binnen een organisatie werken met de data;
- Datasets worden samengevoegd door fusies en overnames;
- En, verreweg de grootste veroorzaker van vervuilde data: menselijke fouten bij het invoeren, bewerken en onderhouden van data.
Voorbeelden schone data
We gaat het concreet maken: hoe ziet schone data eruit? Hieronder staan vier voorbeelden, specifiek voor kinderopvangorganisaties.
- Emailadres van een verzorger komt maar 1 keer voor. Heeft een kind twee verzorgers, dan hebben ze niet hetzelfde emailadres. Het emailadres is namelijk de inlognaam voor het ouderportaal/ouderapp.
- Geboortedatum, BSN-nummer, voorletters, voornaam, achternaam en de NAW-gegevens zijn bij alle actieve klanten ingevuld. De voorletters, voornaam en achternaam met een hoofdletter, zodat het in communicatie ook gebruikt kan worden.
- Plaatsnamen met een hoofdletter (Amsterdam), postcodes zonder spatie en de twee letters met een hoofdletter (9999XX).
- Wordt per ongeluk een kind of verzorger voor de tweede keer ingevoerd? Verwijder deze tweede invoer.
Data schoonhouden
Wat schoon is, moet schoon blijven. In veel gevallen wordt datavervuiling veroorzaakt door fouten bij het handmatig invoeren. De beste kwaliteitsbeschermende maatregel is dus zorgen dat data direct juist wordt ingevoerd. Maak de afdeling of persoon die verantwoordelijk is voor de invoer, ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de data. Data gaat over kleine details, maar mogelijk met grote impact. De details worden bepaald door de personen die de data invoeren. Zij kunnen ervoor zorgen dat de data up-to-date, correct en consistent is. En consistentie, dat is één van de belangrijkste eisen van datakwaliteit.
Voordelen schone data
Er zijn veel voordelen van schone data. In deze blog zijn er al enkele genoemd: Beslissingen kunnen genomen worden met de juiste feiten. Samenwerking met andere organisaties gaat soepeler. Maar er zijn uiteraard nog meer voordelen, zoals: processen gaan beter lopen als de data schoon is. Prognoses en voorspellingen zijn beter de onderbouwen met juiste d. Als er netjes gewerkt wordt, valt het eerder op als er iets niet goed gaat of iets ontbreekt. Het zorgt voor een nette uitstraling en werkt prettig.
Tot slot
In Kidsadmin zitten veel functies om de data schoon te houden. Het inschrijfformulier is daar een goed voorbeeld van of het veilig kunnen verwijderen van een dubbele invoer van een kind of verzorger (Omgeving opschonen). Overstappen van softwareleverancier naar Kidsadmin zorgt ook voor een opschoning van de data. Wil je alle functionaliteiten ontdekken die Kidsadmin heeft? Stuur dan een mail naar helpdesk@novict.com of vul het contactformulier in om een demonstratie te plannen.
