In de kinderopvang kunnen de dagen druk en onvoorspelbaar zijn. Daarom wil je zoveel mogelijk tijd besparen. Zeker in de huidige tijd, gezien er een chronisch tekort aan personeel is, wil je graag zo veel mogelijk gedaan krijgen in zo min mogelijk tijd. Ook als het om administratieve taken gaat. Daarom is het gebruik van sjablonen ideaal.
Wat zijn sjablonen?
Het woord ‘sjabloon’ bestaat natuurlijk al lang. Volgens de van Dale is een sjabloon dan ook ‘een uitgesneden blad waarmee je bepaalde figuren of letters gemakkelijk kunt schilderen of tekenen’. In het afgelopen decennium heeft het woord ook een andere betekenis gekregen. Toch is de nieuwe definitie niet ver verwijderd van de oorspronkelijke. In deze blog wordt met het woord sjabloon namelijk een voorgedefinieerd document bedoeld, waarin je tekst en gegevens kunt verwerken die altijd in een bepaald document moeten staan. Zo kun je bijvoorbeeld sjablonen maken in je mail, om bepaalde mails die je vaak gebruikt te standaardiseren. Zo heb je snel een goede mail opgesteld.
Voordelen
Sjablonen kunnen je dus tijd besparen. Zo kun je bijvoorbeeld standaardmails maken. Je kunt dan sjablonen maken voor formelere en minder formele mails, waardoor de aanhef en e-mail handtekening al goed staan voor het type mail dat je wil schrijven. Als je mails hebt die vaak voorkomen, kun je zelfs gehele standaardmails maken waarbij alleen nog de naam ingevuld dient te worden. Hetzelfde geldt voor het maken van standaardbrieven of standaardovereenkomsten. Het kan veel tijd schelen als niet elke mail, brief of overeenkomst afzonderlijk opgesteld hoeft te worden. Een tweede voordeel is dat de communicatie naar klanten erg constant is. Met het maken van sjablonen kan rekening worden gehouden met de huisstijl en ook het taalgebruik komt dan in elke brief of mail overeen.
Eigenlijk zijn er weinig nadelen aan het gebruik van sjablonen. Wel moet je ervoor waken dat de communicatie met cliënten menselijk blijft en dat niet voor élk berichtje een sjabloon is gemaakt.
Sjablonen in Kidsadmin
In Kidsadmin kun je ook gebruik maken van sjablonen. Zo kun je ze maken voor facturen en voor overeenkomsten. Ook voor de jaaropgave, jaarbegrotingen en herinneringen zijn sjablonen te gebruiken. Voor correspondentie met verzorgers kunnen sjablonen volledig naar wens worden ingericht. Dat maakt communicatie gemakkelijk.
Tot slot
Het gebruik van sjablonen kan je veel tijd besparen en kan bijdragen aan een nette en consistente huisstijl. Ben je benieuwd wat de mogelijkheden zijn voor het gebruik van sjablonen bij Kidsadmin? We laten het je graag zien. Stuur een mail naar helpdesk@novict.com of vul ons contactformulier in.
